Federica Ceriani wedding planner si occupa principalmente di matrimoni, eventi corporate e business. Volendo però esplorare anche altre tipologie di eventi, abbiamo deciso di fare un approfondimento sullo sviluppo generale di un evento.
Un evento per raggiungere efficacemente gli obiettivi per cui è stato ed organizzato, deve essere programmato, definito in tutti i suoi particolari, affinché possa raggiungere gli obiettivi per cui è stato ideato.
Per riuscire ad organizzare un evento servono esperienza e partecipazione sia fisica che emotiva. Fino a qualche tempo fa questo compito veniva affidato a professionisti del campo delle pubbliche relazioni ma oggi, finalmente esiste una vera e propria figura professionale ovvero l’organizzatore di eventi.
• Ogni evento si può svolgere in uno o più luoghi ed ha una durata variabile di giorni o mesi.
• La presenza di un pubblico in un evento è fondamentale per la sua realizzazione. Dal 2020 a questa parte gli organizzatori hanno dovuto rivedere questa condizione, cambiando quindi la concezione di evento trovando modalità per renderlo visibile attraverso schermi e coinvolgendo più persone possibili.
• Esistono diverse tipologie di pubblico: coloro che entrano in contatto con questo attraverso i media, coloro che vengono selezionati per le loro conoscenze e competenze per rendere possibile il raggiungimento di un pubblico particolarmente interessato ed aperto ai messaggi di comunicazione.
L’evento, in sintesi, si presenta come una struttura economica, sociale e comunicativa, a cui prendono parte diversi attori, condizionata da molti fattori interni ed esterni all’ente promotore. Possono anche essere considerati come mezzi di comunicazione di massa se le modalità comunicative sono adeguate e affiancate a pubblicità, partner e media all’altezza.
Gli organizzatori devono essere in grado di interagire e comunicare con tutti i vari fornitori per riuscire a rendere il tutto più perfetto possibile.
I soggetti di un evento
• Event manager: è la figura professionale che si occupa di tutto ciò che riguarda l’organizzazione dell’evento.
• Partner e sponsor: sono le organizzazioni che collaborano all’organizzazione e contribuiscono alla riuscita dell’evento
• Fornitori: forniscono prestazioni d’opera per l’attività
• Pubblico: virtuale o fisico che compie un ruolo fondamentale nel creare una struttura comunicativa
• Enti pubblici e privati: coloro che promuovono l’evento
LA FIGURA DELL’EVENT MANAGER
L’event manager è la figura centrale nell’organizzazione, direzione e conduzione di un evento. In Italia soltanto da pochi anni si è giunti ad un riconoscimento di questa figura professionale.
I suoi compiti sono molteplici, tra cui:
• Ideare e progettare un programma per l’ente commissionante con linee guida per avere un piano generale sull’evento.
• Coordinare i contatti con gli sponsor, gli invitati ed i relatori della manifestazione
• Scelta della location
• Promozione dell’evento e coordinamento con la stampa
• Può anche capitare di dover organizzare micro eventi collaterali o attività complementari
L’event manager si creerà il proprio staff che lo aiuterà dividendo i compiti con loro. Le tre dimesioni che girano intorno ad un evento sono le questioni finanziarie, operative e di marketing. Lo staff verrà selezionato e gestito in base ad un determinato livello di specializzazione e competenze operative.
Possiamo quindi dire che senza l’event manager un evento rischia di essere incompleto, assicura quindi al cliente la riuscita perfetta di tutto quello che è stato detto a voce mettendo in pratica tutte le sue capacità organizzative e lavorative.
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